Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który ma własną działalność gospodarczą jest prowadzenie archiwizacji dokumentów firmowych. Aby to zrobić należy uruchomić własny system archiwizacji, wszystko po to, by w razie ewentualnej kontroli dokumenty były uporządkowane i najlepiej ułożone chronologicznie.
Dlaczego stworzenie systemu jest takie ważne? Stała i jasna procedura postępowania z dokumentami firmowymi pozwoli nam pozbyć się dawno niepotrzebnych dokumentów zajmujących jedynie miejsce, a także ochronić przed przypadkowym zniszczeniem lub zagubieniem dokumentów nadal ważnych w razie kontroli skarbowej lub z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywać dokumenty księgowe aż do chwili ich przedawnienia.
- Dokumenty księgowe to przykładowo:
- Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów;
- Ewidencja sprzedaży prowadzona przez podatników;
- rejestry VAT;
- dowody sprzedaży, wśród których znajdują się faktury nabycia i sprzedaży, rachunki, faktury korygujące oraz noty korygujące, noty księgowe oraz wszelkie dokumenty wewnętrzne;
- ewidencja środków trwałych;
- ewidencja przebiegu pojazdów;
- dokumenty inwentaryzacyjne;
Dokumenty należy oczywiście odpowiednio opisać i pogrupować według okresów jakich dotyczą.
Jak długo należy przechowywać dokumentację? Zgodnie ze wspomnianą już Ordynacją Podatkową, przeterminowanie ważności dokumentów księgowych następuje po upływie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Analogicznie sytuacja wygląda w przypadku dokumentów przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Zdrowotnych.